RESULTADOS DE APRENDIZAJE 

1. ADMINISTRAR LOS ARCHIVOS APLICANDO LOS PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS, LAS NORMAS TÉCNICAS, LAS POLÍTICAS INSTITUCIONALES Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.  
CÓDIGO 0121061008

2. APLICAR LOS PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS, LAS NORMAS Y TÉCNICAS; LA LEGISLACIÓN VIGENTE Y LA METODOLOGÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO: CLASIFICAR, ORDENAR Y ARCHIVAR, DE ACUERDO CON LAS POLÍTICAS INSTITUCIONALES.
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3. CONSERVAR Y PRESERVAR LOS DOCUMENTOS (SOPORTE PAPEL O ELECTRÓNICO) PARA EL SUMINISTRO DE INFORMACIÓN DE ACUERDO CON LAS NORMAS, LAS TÉCNICAS, LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.
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4. DESPACHAR LOS DOCUMENTOS EMPRESARIALES TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS GRAMATICALES Y DE SINTAXIS, LAS NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS, LAS NORMAS INTERNAS Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE. CÓDIGO 0121061008

5. OPERAR LOS RECURSOS TECNOLÓGICOS REQUERIDOS PARA EL RECIBO, EL DESPACHO Y LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS, DE ACUERDO CON LAS POLÍTICAS INSTITUCIONALES.

6. RECIBIR DOCUMENTOS EMPRESARIALES DE ACUERDO CON LAS NORMAS DE LA ORGANIZACIÓN Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.

 

Introducción

La cartilla tiene como objetivo guiar tanto a las personas como empresas que las buscan con el fin de orientar sus trabajos o proyectos; Delifrut S.A. es una micro empresa dedicada a la fabricación y distribución de frutas con empaque al vació teniendo como apoyo la responsabilidad social empresarial y el desarrollo humano integral como parte fundamental de su código ético.

 Ademas, en esta cartilla se mencionaran los temas mas relevantes en cuanto al archivo, y es importante ya que la empresa no cuenta con un sistema de archivo y seria de vital ayuda que lo implementaran.

Esta cartilla quiere fomentar la implementación de cada uno de los temas vistos para que sea una empresa mucho mas reconocida y mejor estructurada.

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Objetivo  General 

Brindar a todas las personas información oportuna  sobre todos los temas referentes a los archivos: su organización, tipos  de organización entre otros y así poder hacer mas fácil a todas las empresa y a nosotros mismos un mejor acceso a los documentos.

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Objetivos Específicos 

El propósito de la cartilla es dar a conocer aspectos importantes que deben tener las empresas para hacer un buen manejo de los recursos que se encuentran dentro de ella y poder brindar un buen servicio a los clientes, guardando y organizando adecuadamente los documentos

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LEY 594 DE 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVO

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Establece las reglas y principios que regulan

 la función archivística del estado.

 Archivo público, Archivo privado de

interés público, Proceso integral de

los documentos. Aquel que para la

historia es de interés público Toda

evidencia que contenga material,

tales como: fotos, archivos visuales,

fílmicos etc. Prestación de servicios

públicos a entidades privadas.

Archivo total. Soporte documental Documentos originales que garantizan autenticidad e integridad.

Por ende Archivo general de la nación Encargada de orientar y coordinar la función archivística, salvaguardando el patrimonio de los archivos que allí reposan. Sistema nacional de archivo: le da importancia a los archivos activos, e históricos como parte fundamental de la memoria colectiva.

Artículo 7: los archivos desde la Jurisdicción y competencia se clasifican.

 

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Control y vigilancia. El archivo general de la nación podrá adelantan en cualquier momento, visitas de inspección a los archivos del estado. Recompensa al momento de salvaguardar los documentos de la *Archivo general de la nación. *archivo general del departamento. *archivo general del distrito.

Es decir Artículo 51: apoyo de los organismos de control. Nación.

Artículo 50: estimulo por parte del gobierno nacional otorgando premios no tributarios, a empresas que con acciones contribuyan a salvaguardar los documentos del país. Nación.

Artículo 52: Esta ley rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.

Acuerdo 42 de 2002 nación. La procuraduría general de la nación y la contraloría general de la republica prestara todo el apoyo, al archivo general de la nación para que se cumpla todo lo establecido en la ley. Nación. Criterios para la organización de archivos en las entidades públicas.

• Nación. Artículo 23 de la ley 594 de 2000: Dependiendo el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican:

• Archivo de gestión. · Archivo central. · Archivo histórico.

 

Tomado de: https://es.slideshare.net/AnaMilena4/mapa-conceptual-ley-594-de-2000

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ACUERDO No. 049 (5 DE MAYO DE 2000)

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¿Qué establece el acuerdo?
Áreas de Depósito
Condiciones Generales de las Edificaciones de Salvaguardado de Documentos de Archivo.
Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deberán cumplir con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acuerdos documentales. 
A quienes aplica el acuerdo 049 de 2000?
El acuerdo se aplica a todo edificio y local de las empresas, entidades u organizaciones destinadas para sedes de archivos.
Ubicación
Sin riesgos de humedad o problemas de inundación.
Lejos de industrias contaminantes.
Amplio
Seguro
Estructura
Estantería de 2.2 Mts de alto.
Suelo con soporte de 1.200 K/Mts^2 o mayor.
El Edificio o lugar debe estar construido con material ignífugo, incluyendo la pintura.
Almacenamiento
Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:
Manipulación, transporte y seguridad de la documentación.
Adecuación climática para la conservación.
Distribución
Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos. 
Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios, estará aislado de la zona de almacenamiento.
Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósito.
Estantería
Deben estar construidas en láminas metálicas anticorrosivas, sólidas y con recubrimiento horneado químicamente estable.
Debe tener una altura de 2.20 mts y cada bandeja soportar un peso de 100kg/mt lineal.
Las baldas, inferior por lo menos a 10 cms del piso y la superior a máximo 180cms.
Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar desgarres en la documentación. 
Distribución
El espacio entre muro y estantería debe ser de mínimo 20cms.
El espacio entre cada módulo de estantes debe ser de mínimo 70cms y el corredor central de 120cms.
Debe tener un sistema de identificación acorde con la signatura topográfica.
Mobiliario para Obras de Gran Formato
Deberán dimensionarse para contener un número de obras, cuyo peso y volumen no dificulte su manipulación.
Cada una e ellas debe poseer sistemas de rodamiento que disminuyan la fricción y vibraciones.
Archivadores Verticales
Utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en materiales estables para la conservación y proyectarse de acuerdo con la producción documental. 
Mobiliario para Documentos en Otros Formatos
Se deben contemplar sistemas de almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o estantes con diseños desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya lugar.
Condiciones Ambientales
Para el almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos.
Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro.
La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe ser mínimo de 4 cm. 
Contenedores
Este informe muestra la gran importancia que fija el acuerdo 049 en lo relativo hacia la gestión documental, por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “condiciones de edificios y locales destinados a archivos mediante el cual se estipula los parámetros que se deben establecer para la adecuada gestión documental. 

 

Tomado de: http://pulcol.blogspot.com.co/2009/08/acuerdo-049-de-2000.html

 

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HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

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historia de los documentos: Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura. Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Los primeros documentos son documentación legal (leyes), documentación de control de las personas (padrones), documentación de hacienda (censos, catastros, títulos de propiedad). También hay documentación militar (registros de soldados, quintas) y  documentación privada.
En total se han excavado cerca de 400.000 tablillas de arcilla. Los Sumerios, los Arcadios y los Babilonios escribían sobre ellas. Eran tablas rectangulares con esquinas redondeadas y se escribía estando blandas. Escribían con un punzón metálico. Se usaba la escritura cuneiforme. A veces se escribía sobre madera, marfil y pieles.

Los archivos y documentos estaban a cargo de los Escribas. Eran una clase dirigente que se originan en el servicio a los templos. En Ur, el archivero era además inspector de canales.
Se crean depósitos especiales para los archivos. Se buscaba que tuvieran una climatizan adecuada. Las tablillas se colocaban en las paredes sobre estanterías de obra recubiertas de asfalto. También se colocaban en nichos independientes. Se les mete en cajas de madera, cestas de paja, jarras de arcilla. Los documentos normalmente eran de acceso restringido. Solamente podían utilizarlo sus productores y los oficiales de la administración con autorización previa. En Mari, en el 1700 Antes de Cristo, se encontraba Iasim Sumus, el primer archivero.

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En Egipto, es básico el archivo, Después de cada inundación que sufría el río Nilo, había que reconstruir las propiedades. El factor que hace que los archivos en Egipto sean abundantes es la materia escritora. Escriben sobre papiro. Tiene desventajas porque es frágil. Pero entre las ventajas, es que es barato. En muchos documentos encontramos notas indicando que se pase al archivo, que se guarde correctamente, etc.

Las clases de documentos que se producen en Egipto son registros de propiedad, catastros, cuentas, listas de reyes, y a veces, documentos privados. Los primeros archivos, son los archivos de la ciudad, guardados siempre en templos. En Atenas, se guardaban en el templo de Cibeles. Los archivos atenienses conservaban actas del Consejo de Gobierno, listas de ciudadanos, tratados con otras ciudades y documentos patrimoniales. Las referencias son cronológicas. El acceso era público para los ciudadanos.
En Grecia, el jefe del archivo, era el presidente del comité ejecutivo de la Asamblea Nacional. correspondencia definitiva.

 

 

 

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En Roma, se empleaban tabletas de madera, bien albas, bien ceratas. Las albas se empleaban cuando el documento se quería que tuviera una duración indefinida. Las ceratas se usaban para documentación que no se quería conservar indefinidamente. Los primeros archivos romanos son los públicos. El primero es el archivo del tesoro (Aerarium). Estaba situado en el templo de Saturno. Recogía toda la documentación económica de la República y los comentarios de los cuestores, además de las sentencias del Senado. También había archivos especializados como el de los Tribunos de la Plebe.

 

 

 

 

 

 

 

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LA EDAD MEDIA EN EL USO DEL ARCHIVO

El pergamino es caro, y por lo tanto encarece los documentos. Entre los siglos VI y XIII, apenas se escribe. La lengua en la que se escribe, también hace costosos los documentos. El documento se convierte en un objeto sagrado. De la letra romana se derivan letras distintas
El primer intento de organizar un archivo estatal corre a cargo de Carlo magno.

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EL ARCHIVO EN EL ANTIGÜO REGIMEN

En el siglo XV, se empiezan a montar archivos reales con una sede fija. Recuperan documentos de manos privadas y buscan lugares seguros para depositar el archivo. Nombran archiveros casi profesionales. El primer archivo serio, se lo debemos a Maximiliano I de Habsburgo. Quería centralizarlo en Innsbruck. Los Reyes Católicos ordenan la concentración de sus archivos en la Chancillería de Valladolid. A partir del siglo XVI aparece el concepto de archivo de Estado. Se caracterizan estos archivos por la concentración de todos los fondos documentales dispersos. España fue la pionera en la creación de este tipo de archivos.

 

 

 

 

 

 

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EL ARCHIVO EN EL SIGLO XIX

Con la Revolución francesa, se produce una revolución en los archivos. El 25 de junio de 1794 se nacionalizan los archivos franceses. Se crea el Archivo Nacional, y se reconoce el derecho a la consulta de los documentos públicos. Durante el siglo XIX se inicia el período de desarrollo archivista que configura la archivista como una disciplina creciente y cuyas necesidades de partida fueron las siguientes: concentrar la documentación de las entidades desaparecidas y concebir un sistema global de organización de los fondos documentales. Se crean grandes depósitos documentales para concentrar fondos.

 

 

 

 

 

 

 

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SIGLO XX. ARCHIVOS INTERMEDIOS

En el siglo XX, se crean archivos intermedios, que conservan documentos que ya no tienen valor administrativo pero que todavía no se sabe si se van a conservar o no.  La Segunda Guerra Mundial marca el despegue de la archivística por la necesidad de investigar y difundir el conocimiento y la expansión de la democracia como modelo de organización social. Por ello la archivística y los profesionales varían considerablemente.

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http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=289

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3 GESTIÓN DOCUMENTAL

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 QUE ES

 

Son normas y técnicas que permiten a la empresa administrar su flujo de documentos a lo largo del ciclo de vida del mismo, ya sea mediante técnicas manuales o aplicando tecnologías que permiten alcanzar cotas más altas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia. 

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 POR QUE ES IMPORTANTE

 Porque ya que a través de la Gestión documental podemos crear, enviar, comprobar y almacenar, igualmente, con estos métodos se gestionan todos los documentos que se acumulan en una empresa, se archivan en formato o lo más seguro en un archivador electrónico ya que con esta técnica será más fácil de encontrar el documento deseado.

 

Los documentos en papel como facturas cartas u otros documentos se escanean, se guardan en el ordenador con claves, se almacenan en un archivador de documentos central en el que se puede acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar, gracias por el acceso de internet independiente mente como lo halla guardado. Protege contra incendios e inundaciones ya que están guardados con seguridad, responsabilidad y orden nunca se podrán perder o deteriorar.

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4 PROCESOS QUE DEBE LLEVAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL

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La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

 Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan los siguientes procesos que estarán interrelaciones entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico):

1. Producción
   2. Recepción
    3. Distribución
    4. Trámite
   5. Organización
    6. Consulta
    7. Conservación
    8. Disposición final de documentos.

 

LINK: http://www.cali.gov.co/publico2/documentos/informatica/Documento_Referencia4.pdf

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CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

La teoría del ciclo vital de los documentos fue planteada en el año de 1947 por una comisión Norteamericana al darse cuenta de los grandes cantidades de información que poseían y lo complejo que era el tema de la localización de los documentos no solo en su organización sino también en la mayoría de las entidades tanto públicas como privadas alrededor del mundo.

Con las etapas que atraviesan los documentos desde el momento de su creación hasta su disposición final

Fases de los documentos

Fase activa

Archivo de trámite: Es la unidad responsable de recibir, clasificar los documentos de uso cotidiano. 

Primera etapa: Cubre desde la creación del documento y el trámite de la información que contiene, Es la unidad responsable de recibir, clasificar los documentos de uso cotidiano. 

 

Segunda etapa: información que no es consultada frecuentemente pero que todavía tiene un valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como objeto de consulta.

Tercera etapa: Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se puede utilizar como documento investigativo.

 

 

 ARCHIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL VALORES PRIMARIOS

 

                 

                        

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• Archivo Central Documentación semi activa Valores Primarios

• Archivo Histórico Documentación inactiva Valores Secundarios

 

 

 LOS DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL

 

Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los Archivos de Gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

 

ARCHIVOS DE GESTIÓN

Están formados por los documentos de uso frecuente o en fase de tramitación. Se utilizan por las propias unidades administrativas que los producen a fin de facilitar la gestión de actividades corrientes.

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LOS DOCUMENTOS DEL ARCHIVO HISTORICO

 

Son los que conservan la documentación de forma permanente por su valor informativo, histórico y cultural

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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6 implementación de un software de gestión documental.

Las empresas actuales tienden a acumular un gran volumen de información y no saben dónde almacenarla. Además, la necesidad actual de digitalizar los departamentos de documentación de las empresas se ha convertido en un requisito indispensable para seguir evolucionando. Por este motivo, una solución a los problemas relacionados con la información consiste en implantar un programa de gestión de documentos como el software de gestión documental, ya que mejorará la documentación en la empresa.

 

A continuación se detallan 5 motivos por los que implementar un software de gestión documental puede ser de utilidad para las empresas:

 

Disminución de los costes: Una de las principales ventajas de instalar un software de gestión documental consiste en la reducción de los costes documentales de la empresa. El volumen de costes se puede reducir entre un 20% y 40%. Esto es debido a que se dispone de tecnología mucho más barata para poder realizar las tareas.

Mejora de la relación con los clientes: Como consecuencia de la mejora en la gestión documental, la relación con los clientes va a ser mucho mejor. Gracias a la solución de un ERP documental, puedes automatizar y garantizar la información a los clientes.

Aumento de la eficiencia y productividad: Muchos de los procesos que se realizan de forma manual, pasarán a ser completamente automáticos con la implantación del software de gestión documental. Por tanto, la productividad y la eficiencia de la empresa se va a ver incrementada.

Ahorro en el espacio de almacenamiento: La mayoría de empresas dedica una gran cantidad de espacio al almacenamiento de documentos. Con el software de gestión documental todos los documentos están digitalizados y almacenados en una sola base de datos. Por tanto, el ahorro en espacio dentro de la empresa será mucho mayor.

Mejor localización de documentos: La pérdida de documentos puede suponer una cifra muy importante en pérdidas económicas. Gracias a la herramienta software gestión documental, podrás localizar todos los documentos de forma fácil y rápida.

 

Importancia del software de gestión documental para las pymes

Todas las organizaciones y empresas, independientemente de su tamaño generan información y son susceptibles a necesitar servicios de gestión documental.

 

En el caso de las pymes, para que puedan seguir evolucionando e incrementando sus beneficios, es importante que dispongan de un sistema de gestión documental donde todos los documentos estén controlados y centralizados.

 

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Por otra parte, las pequeñas y medianas empresas tienen un mercado competitivo mucho más amplio. Por este motivo disponer de nuevas herramientas TIC como una solución empresarial puede suponer un aumento de la ventaja competitiva.

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PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

 

ON BASE

On Base es una plataforma integral que le permite administrar eficientemente su información y contenido, automatizar procesos y gestionar casos de excepción.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

CARACTERÍSTICAS

 

• Permite que los clientes, socios y estudiantes completen formularios y realicen solicitudes en línea

• Ofrece visibilidad en tiempo real del estado de las solicitudes, transacciones y pedidos

• Reduce el tiempo que se pierde buscando documentos e información

• Elimina los costos de impresión, envío y almacenamiento de papel al capturar electrónicamente el contenido

• Permite aplicar fácilmente las políticas de seguridad, controla el acceso y realiza un seguimiento de las actividades

Ventajas

• Almacenan grandes cantidades de información.

• Compartir la información.

• Acceso rápido a la información.

• Eliminación de información repetida o redundante.

• Mejora la seguridad de la información.

 

 

 

 

 

 

Empresas que la utilizan

1. Instituciones educativas

2. Empresas automotrices

3. Centro comercial

4. Banco

5. Hotel

6. clínicas u hospitales

7. Penales federales

8. Sindicatos laborales

9. Registro Civil

10. Tiendas de abarrotes

 

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RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

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Consulta de Documentos

 

 En el ámbito administrativo, es conocido con el nombre de Archivo al conjunto de documentos, resultantes de las distintas gestiones y trámites de una institución, persona o nación, los cuales se van acumulando, bien de forma natural o por medio de la acción de una persona, a fin de ofrecer un respaldo o sitio de consulta a quien desee examinar algunos de los procesos o documentos.

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Disposicion final de los documentos

Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.

Artículo 70. CN Párrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación.

Artículo 71. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura.

Artículo 72. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado.

ü  Ley 47 de 1920. Protección del patrimonio documental y artístico.

ü  Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.

ü  Ley 163 de 1959. Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservación del  patrimonio histórico, artístico y monumentos públicos de la Nación.

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Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. (GRGA)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

10 Ordenación Documental

-La ordenación es la operación archivista realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológica, alfabética y/o numérica, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación.

PROCESO DE ORDENACIÓN
 

Proceso mediante el cual se da disposición física a los documentos, la ordenación determina que documento va primero y cuáles van después  es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sistema  de ordenación

Alfabético

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Tienen como fundamento el orden alfabético de todas las letras del nombre o del asunto, Es un sistema directo porque los documentos se pueden consultar y archivar en las gavetas del archivador directamente  (carpeta, bolsillos, entre otros).

Reglas para ordenar alfabéticamente:

 

 Se usan directa o indirectamente en casi todos los sistemas de archivar, pues constituyen la base fundamental de todos los sistemas.  Existen varias reglas básicas para clasificar, las cuales son de uso universal. Aquí se estudiarán las más usadas en nuestro país.

 

 

 

 

Reglas de clasificación:

 

1- Nombres de individuos.  Se invierte el nombre de cada individuo, considerando en primer lugar el apellido paterno, seguido del nombre de pila y en tercer lugar el segundo nombre o inicial, si existiere. Ejemplo: María Elena Salas. Quedará así:

 Apellido, en este caso, Salas;

 Nombre de pila: María;

Segundo nombre: Elena;

Quedaría así: Salas, María Elena, siempre la inversión del nombre debe ir precedida por una coma. (Si aparecen los dos apellidos, el apellido materno constituiría la segunda unidad de archivo, es conveniente aclarar que Unidad de archivo

ES CADA PALABRA, NOMBRE, LETRA O SIGLA QUE APAREZCA EN EL NOMBRE DE UN INDIVIDUO, EMPRESA O INSTITUCIÓN.

 

Este sistema se utiliza para ordenar nombres, los cuales pueden ser:

 Nombres de Personas Naturales: según el Código Civil, “son personas naturales todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición.

Nombres de Razones o Firmas Sociales: Es el nombre bajo el cual se conoce la empresa. Este corresponde al Registro en la Cámara de Comercio.

 

Regla 1:

Los nombres de individuos constan de dos unidades:

-Primera Unidad: apellidos,                                                   

 Segunda Unidad: nombres.

Cada unidad está compuesta por elementos,

 

 

Ejemplo:

El primer apellido es el primer elemento de la primera unidad y es la palabra de orden. Algunas personas únicamente llevan un solo apellido, en tales casos la primera unidad solo tendrá un elemento. Igual sucede con los nombres.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Para ordenar es necesario comparar letra por letra, como se observa en el ejemplo

  Regla 2:

Si los nombres tienen la primera unidad igual se considera la segunda

 Ejemplo:

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Regla 3:

Si los nombres de individuos son totalmente iguales, se considerará el documento de identidad respectivo para diferenciarlos. Este nuevo dato no representa una unidad, sino un elemento adicional, para poder realizar el ordenamiento.

Ejemplo:

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 Regla 4

Apellidos con prefijo y apellidos compuestos: las preposiciones, contracciones, artículos y otras voces que hacen parte de algunos apellidos, no se consideran elementos separados dentro de cada unidad, sino que hacen parte integral de cada elemento.

Ejemplo:

Carlos Díaz -Granados Pérez             

Carlota Cuesta-Duque

Rafael García-Herreros Gil

Abelino Del Corral Rojo

Leopoldo De la Ossa Pardo

Alonso De la Barrera Cano

Leonel De León León

Belinda De Bedout Bedoya

Reina De los Reyes Rey

 

Regla 5:

Títulos académicos, religiosos, militares, nobiliarios.: Cuando las personas son solicitadas por su título, éste se escribe al final entre paréntesis. Se considera elemento de ordenación si hay homónimos.

Ejemplo:

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Sistema de ordenamiento  numérico

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Los sistemas numéricos representan el ordenamiento basado en números; éstos se usan para rotular las guías, sub guías, carpetas e índice. El principio numérico se considera indirecto porque en el momento de archivar y/o localizar un documento se requiere consultar una base de datos, un índice o un registro numérico, para determinar el número que le corresponde. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Consiste en asignar a cada individuo, firma o asunto (según la serie documental) un número en forma progresiva. Con esta numeración se identifican las unidades de conservación que conforman una serie documental.

Cuando los documentos obedecen a numeraciones consecutivas (como facturas, órdenes de compra, pedidos, remisiones, pólizas, resoluciones, Acuerdos, Ordenanzas, entre otros.) se disponen en las respectivas unidades de conservación en forma progresiva, obedeciendo a la numeración que los identifica.

ORGANIZACIONES DE LOS ARCHIVOS GEOGRÁFICOS

Guía alfabética: esta guía puede ser la A, por ser la primera letra del al

Alfabeto y abarcaría todos los países que comiencen por la A, (Argentina,

Alemania, Angola)

 Guía del país: comprende al país que representa y su nombre puede ser

Argentina, Argelia, Alemania, Angola.

Sub guía de ciudades: que corresponde a las ciudades o pueblos de cada

País donde existen clientes de esa empresa. Todas aparecen en orden

Alfabético y en ese orden irá primero Buenos Aires que Rosario, ambas

Ciudades de Argentina.

Carpetas individuales: corresponden a los clientes de cada ciudad que a

Su vez irán en estricto orden alfabético ya sea como persona natural o

Jurídica.

Ejemplo:

Tiene documentos relacionados a zonas geográficas (Departamento, Región, Provincia, Distrito, Localidad o simplemente "puntos de venta") se pueden agrupar tales documentos en tantas clases o grupos como zonas o puntos de ventas hayan y en cada clase ordenarlos según el sistema de ordenación adoptado. Las Facturas, por ejemplo, podrían clasificarse en: Facturas Localidad- A, Facturas Localidad-B, etc.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

SISTEMA DE ORDENACIÓN CRONOLÓGICA

La ordenación cronológica de los documentos dentro de una carpeta se establece de tal manera que el más antiguo quedará en la parte posterior o inferior, y el más reciente en la superior. Los documentos también pueden ordenarse alfabética y numéricamente.

En ocasiones la complejidad del expediente aconseja conservar los documentos agrupados por conceptos en diferentes carpetas de archivo, que se integrarán en una carpeta llamada: correspondencia, facturas, informes, etc., en su interior los documentos se ordenarán por criterio cronológico. Cada carpeta ha de numerarse como si fuera un volumen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Se basa en un elemento presente en prácticamente cualquier documento, su fecha, y se concreta en la secuencia año, mes, día. Comenzando por el año más remoto, los documentos se suceden hasta la fecha más reciente, dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días. Los libros de contabilidad o los libros de actas de una empresa son ejemplo de documentos que se deben ordenar cronológicamente por períodos anuales.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

CLASIFICACIÓN POR ASUNTO

Clasificar documentos por Asuntos significa agrupar cierto documento homogéneo según su naturaleza, tipo o contenido.

Ejemplo:

Si hay un conjunto de documentos referidos a los clientes y otro conjunto referido a proveedores, al primero agrupamos en una clase denominada CLIENTES y al segundo en otra clase denominada PROVEEDORES. En igual forma a un conjunto de documentos referidos al Personal podemos agrupar en una clase a la que podemos denominar LEGAJOS DE PERSONAL. 

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DECÁLOGO

1. El archivista debe proteger la integridad del material archivístico.

2. El archivista debe valorar, seleccionar y mantener los documentos archivados dentro de sus contextos histórico, legal y administrativo.

3. El archivista debe proteger la autenticidad de los documentos y asegurar que su valor no sea alterado.

4. El archivista debe esforzarse por que regresen al país de origen los documentos y archivos públicos tomados de la guerra.

5. El archivista debe justificar sus acciones con respecto al material archivístico.

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1. El archivista debe promover el acceso más amplio posible al material archivístico.

2. El archivista debe respetar el acceso y la privacidad de los documentos archivados.

3. El archivista debe utilizar la confianza depositada en él para el    bien común.

4. El archivista debe procurar la excelencia profesional y la actualización de sus conocimientos archivísticos.

5. El archivista debe promover la conservación y el uso del patrimonio documental de la humanidad.