PRODUCIR  DOCUMENTOS  2

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INTRODUCCIÓN

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Producción de documentos es una competencia con un amplio lenguaje técnico que tiene como finalidad brindar la adquisición de conocimientos a través de herramientas como: la GTC 185, esta norma editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC); el objetivo es presentar recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa, además ofrece técnicas de redacción, como elaborar cartas, memorandos, circulares, constancias, certificados, actas e informes con el fin adquirir conocimientos y poner en practica la técnica 1,2,3 para facilitar lo que se quiere transmitir por medio de dichos documentos.

Además la mecanografía  es una herramienta virtual que sirve para aprender a digitar sin observar el teclado, por lo que el método de aprendizaje que ofrece MecaNet es el adecuado para soltarnos en el teclado y escribir rápido, con seguridad como verdaderos profesionales. Mediante repetitivas prácticas donde combinaremos pulsaciones de teclas, logremos asimilar las lecciones en un corto periodo de tiempo. Una vez dominemos las fases de destreza con los dedos y teclas, avanzaremos al tecleado de palabras y posteriormente al de textos. En todas las prácticas ofrecidas por Meca Net se cuenta con un teclado virtual para poder situarnos, donde cada teclas cuenta con un color diferente que corresponde al que debe pulsarse. 

Este blog le ofrece a la organización una guía para realizar cualquier documento y manejar la redacción, los conocimientos y la técnica para abordar para abordar cualquier tema.

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OBJETIVO GENERAL

 

• Fortalecer conocimientos, habilidades y destrezas para un eficiente adecuado manejo entorno a la producción documental igualmente, presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa.

 

 

 

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 

• Transcribir textos aplicando las técnicas de digitación, el desarrollo de habilidades y destrezas para el logro de la velocidad y la precisión; los signos de puntuación y las reglas ortográficas.

• Redactar documentos aplicando las normas gramaticales: semántica, morfología y sintaxis; las técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos comerciales y las de gestión de calidad.

• Elaborar documentos comerciales y actos administrativos aplicando las técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos comerciales, las de la organización y las de gestión de calidad.

• Mejorar la escritura, digitación y redacción para un mejor Desempeño al momento de producir los documentos empresariales.

elaboración y redacción de una carta comercial implementando la norma GTC 185, brindando la mejor información sobre sus usos y características, para que esta se lleve a cabo de una manera coherente y concisa, originando así su buena redacción y que se lleve a la práctica

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 Norma GTC 185          

 

Este documento  se plantea  como una guía, lo cual se adapta  a  cualquier necesidad o ambiente. Esta guía esta dirija a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos y secretarios  y todas  aquellas personas  que estén involucradas  con el documento.

 

Esta norma editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC), fue ratificada por el Consejo Directivo de 2009-09-30.

 

El objetivo presentar recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa.

 

Este trabajo tiene como propósito aplicar las NORMAS GTC 185 para la gestión de documentos formales  en nuestra compañía, en esta se establecen los lineamientos para la gestión de  documentos organizacionales, basados en normas INCONTEC; la cual con tiene  diferentes herramientas, que nos sirven de soporte para dar una mejor presentación  y formalidad  esto es con el fin de facilitar las comunicaciones  escritas.

 

 

Uso de mayúsculas

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Estas son las reglas de ortografía para las letras mayúsculas:

 

Nombres propios de personas: Se escriben con letra inicial mayúscula.

Ejemplos:

Susana, Carlos Daniela, García,  Taina

 

Nombres propios de lugares: se escriben con letra inicial mayúscula, si un artículo acompaña al nombre del lugar, también se escribirá con mayúscula inicial.

ejemplos :

Madrid, Guadalajara, Buenos Aires, Bogotá, México, España, Ecuador, Bolivia, Argentina, Colombia, El Salvador.

 

Puntos cardinales: cuando se usan como nombres propios.

Ejemplos:

Hablaron sobre las diferencias culturales de Oriente y Occidente.

 

Nombres propios de animales: se escriben con letra inicial mayúscula.

Ejemplos:  Pelusa, Reina, burbuja

 

Días de la semana y meses, años: se escriben con letra inicial mayúscula.

Ejemplos: El Día, 14 de Julio de 1789, lunes

Nombres de revistas y diarios: se escriben con mayúscula, se exceptúan las preposiciones, conjunciones y cualquier otro conector.

 

Ejemplos:

 El Mundo Deportivo, El País, El Universal, La Nación.

 

 Las palabras República, Corona, Imperio se escriben con mayúscula inicial cuando se refieren a una entidad de derecho público.

Ejemplos:

La constitución de la República, La Corona lo decretó, El Imperio lo promovió

Nombres de las festividades y acontecimientos de jornadas históricas se escriben con letra inicial mayúscula.

 Ejemplos:

Día de la Mujer, Año Nuevo, Navidad, Día de la Revolución francesa, Día de la Independencia mexicana, Día de la Revolución rusa, Viernes Santo, Día del Libro

 

  CONECTORES

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

INTODUCIR UN TEMA

• En cuanto a

• Con relación a

• Con respecto a

• Por otra parte

• En relación con

AÑADIR IDEAS

• Además

• Asimismo

• También

• Igualmente

• Al mismo tiempo

• Así  pues

 

ACLARAR O EXPLICAR 

•  Es decir

• O sea

• Esto es

• En efecto

• Conviene subrayar

EJEMPLIFICAR

• Por ejemplo

• Concretamente

• En concreto

• En particular

• Pongamos por caso

INTRODUCIR UNA OPINION PERSONAL

• Para mi

• En mi opinión

• Yo creo que

• A mi entender /parecer

• A mi juicio

INDICAR HIPOTESIS

• Es posible

• Es probable

• Probablemente

• Posiblemente

• A lo mejor  

 

INDICAR OPOCICION O CONTRASTE

• Pero

• Por el contrario

• Aun que

• Sin embargo

• A pesar de

 

 

INDICAR CONSECUENCIA

• Por esto

• Por tanto

• En consecuencia

• Por consiguiente

INDICAR CAUSA 

• Porque

• Ya que

• Como

• Puesto / dado que

• A causa de           

RESUMIR

• En resumen

• En pocas palabras

• En suma

• Globalmente

• En definitiva

CONCLUCION O TERMINAR

• En conclusión

• Para finalizar

• Para terminar

• Para concluir

• Por ultimo

ORACIONES

 

• El presidente  ha decidido postergar la junta; entonces  aprovechamos para reforzar  el cuadro.

• Espero que hayas concluido el informe; así podrás presentarlo antes del 20 de octubre.

• Cuando vuelvas, habré terminado este gráfico, sin embargo  me gustaría que llamaras antes de venir.

• Los trabajadores han presentado una solicitud por medio de la cual  exige la reposición del señor Ortiz

• No obstante, las reiteradas reuniones de conciliación  con el sindicato, su  directiva decidió declarar  un paro de 72 horas.

Signos de puntuación

Principales dificultades  para escribir

• Dificultad para organizar ideas

• Errores de puntuación y ortografía

• Repetición de ideas

• Dificulta para hallar la palabra precisa;

• Textos confusos

Se deben utilizar de manera correcta y dan más claridad sobre algún tema

 

La coma (,)

 

Este signo de puntuación sirve para indicar  detalles  y pausas menores.

Usos

• En las enumeraciones, cuando los diferentes  elementos  de igual clase   no van unidos por conjunciones.

• Los vocativos van siempre entre comas.

• Cuando se interrumpe  el sentido de la oración  y se intercalan ideas o datos distintos.

 

El punto (.)

 

Este signo de puntuación es el que marca la pausa al finalizar un texto 

•  Se usa cuando terminamos un concepto

•  Después del paréntesis cerrado.

• Como punto final.

• Acompaña las iniciales de algunos nombres y apellidos

 

El punto y coma (;)

 

Es una pausa intermedia  entre la coma y el punto  seguido que marca  un descanso tonal.

•  Separa oraciones  que tengan  continuidad de sentido.

• Separa frases  extensas  escritas en serie, especialmente  cuando  ya se han utilizado varias comas internas.

• En oraciones donde aparezca una  enumeración compleja

Ejemplos

• Los niños, padres de familia, profesora,  el coordinador  de área  y el rector  estarán en el auditorio.

• Claudia, patricia, Ángela, y miguel faltan a clase.

• Piensa ,María, en el daño que causo 

• La mejor mamá, yo

• Es prudente, por el reglamento ,portar carné.

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MECANET

¡LAS MANOS MÁS RÁPIDAS CON MECANET!

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La mecanografía es el arte de escribir a máquina, un arte que ha quedado en desuso con los años y que hoy en día sólo unos pocos conocen y aplican en su día a día delante del ordenador.

¿Cuántos dedos utilizas para teclear? ¿Todos? ¿Y en el orden adecuado? Conocer los secretos de la mecanografía te ayudará a escribir más rápido con el teclado y, en definitiva, a ahorrar tiempo.

Meca Net es uno de los mejores programas para aprender mecanografía en español. A través de lecciones y de juegos te convertirá en un experto en mecanografía para que tengas las manos más rápidas.

 

Meca Net no requiere instalación. Lo descargas, lo abres y ya lo puedes utilizar. Por defecto, abre la primera lección, la más sencilla.

Meca Net se estructura en tres ventanas: en la principal verás las letras a escribir, estadísticas de la lección y consejos para escribir siguiendo las normas de mecanografía. Las otras dos ventanas muestran un teclado virtual y un dibujo de dos manos, indicando a qué dedo corresponde la tecla a pulsar.

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Siguiendo cada lección, de un total de 20, Meca Net te ayudará a coger soltura y a acelerar tu ritmo de mecanografiado. Las primeras lecciones son letras sueltas, pero a medida que avances empezarás a teclear palabras enteras y frases.

Desde la categoría Lecciones también puedes abrir tus propias lecciones en formato TXT o texto plano. Y cuando consideres que dominas una lección, desde Exámenes te podrás examinar. Tienes dos opciones: imprimir la prueba y repetirla o seguir las instrucciones directamente desde Meca Net.

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No todo en Meca Net va a ser aprender a teclear correctamente. También hay tiempo para juegos, y es que Meca Net incluye tres juegos que te permitirán aprender mecanografía mientras te diviertes. En los tres casos deberás pulsar la tecla adecuada antes de que se acabe el tiempo o la pantalla se llene de letras.

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LAS CARTAS COMERCIALES

 

La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.

Existen varios tipos de cartas comerciales. Las más importantes son:

• De compraventa

• De reclamación

• De ofertas

• Solicitud de información

• De publicidad

Las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.

 

ESTILOS DE CARTAS

• Estilo semibloque: La fecha se escribe en el margen derecho, los datos del destinatario y el saludo van en el margen izquierdo, el cierre y la firma van en posición central un poco hacia la derecha.

 

• Estilo bloque extremo: Todas las partes de la carta comienzan en el margen izquierdo

 

CLASIFICACIÓN DE LAS CARTAS

CARTAS DE TRÁMITE:

• Para solicitar mercancías

• Para solicitar créditos

• Para otorgar créditos

• Para comunicar envíos de mercancías

• Para relaciones publicas

 

CARTAS DE ARGUMENTO:

• Para ventas u ofertas

• Para cobros

• Para reclamos

• Para solicitar empleo

• Para recomendaciones

 

CARACTERISTICAS DE LA CARTA:

• Claridad en el texto

• Integridad

• Brevedad

• Cortesía

• Evitar errores

• Cohesión

• Lenguaje positivo

• Emplear el “usted”

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• MEMORANDOS

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• El memorando, conocido originalmente como memorándum, es un documento escrito que se utiliza en una empresa para comunicarse internamente.

• El memorando es una manera muy útil de comunicarse dentro de una institución para lograr transmitirse de manera breve los asuntos importantes que conciernen a dicha institución. Debido a que es un documento de carácter interno por naturaleza, es utilizado para la transmisión de información entre los departamentos de una misma empresa o entre los trabajadores de la misma. Puede ser utilizado por cualquiera de ellos, no importando la jerarquía. Se considera una manera eficaz y rápida de pedir o suministrar la información, por lo que en muchos sectores como en los servicios públicos, ha logrado sustituir otros documentos como las notas.

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• OBJETIVO:

• El objetivo de este documento es el traspaso de información de manera breve. Se define como un comunicado rápido, formal pero sin la necesidad de una firma, que trata de algún asunto urgente para tener en cuenta, en forma breve y resumida. El término viene del latín memorandum, que significa “cosa que debe recordarse”. También en la oficina es conocido como un "memo".

• PARTES:

• Nombre del receptor

• Nombre del remitente

• Fecha

•  Asunto

•  Contenido

•  Firma

• REQUISITOS:

• Debe ser un mensaje corto, claro y contundente.

• Debe llevar un membrete en la parte superior, preferiblemente.

• Debe usarse para comunicar alguna información relevante, de forma rápida, como: solicitudes de informes, remisión de informes, resoluciones, peticiones, etc.

• Se trata de un documento de índole interna, exclusivamente.

• No puede sobre pasar una cuartilla

• Lleva como título: Memorando

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CIRCULAR

 

La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia, información o evento actual, que pueda resultar de interés para la empresa, departamentos, empleados, etc.

Normalmente una carta circular comunica una determinada información o noticia a varios destinatarios, en empresas grandes, puede que a muchos destinatarios, por lo que el volumen de éstas suele ser abultado, imprimiéndose gran cantidad de éstas.

Además, la noticia o información que contiene la circular permanece en el tiempo, es decir, no se utiliza para comunicar algo que tenga un carácter puntual. Tampoco se contesta una circular aunque si se puede hacer por motivos de cortesía.

Ejemplos de circulares las podemos encontrar es: constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc.

 

Características que debe reunir una circular

• Por la característica de este documento informativo, tendrá que redactarse en un lenguaje sencillo sin utilizar términos que impidan o dificulten su comprensión.

• Debemos trata de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma directa.

• Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada                                                            

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• CONSTANCIA 

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•  En general, una constancia es un documento en el que se hace constar algún hecho, en ocasiones de modo auténtico o fehaciente. Existen diversos tipos, según qué clase de hecho constaten, el formato, quién lo constata, entre otros.

• Un recibo o constancia de pago: sirve para constatar que se ha pagado por un servicio o producto. Según su formato, puede ser una factura, una boleta, un ticket u otro.

• Una constancia de alumno regular: sirve para constatar que una persona es o ha sido un(a) alumna(o) o un(a) estudiante regular de una institución educacional, es decir, que asiste o asistió regularmente a clases y está o estuvo debidamente registrado(a).

• Una constancia de empleo o constancia de trabajo o constancia de servicios: suele ser elaborada por una institución y sirve para hacer constar que una persona ha estado trabajando o trabajó en esa institución en uno o más puesto(s) y por un tiempo específicos y por salarios determinados.

 

CERTIFICADO 

 

El certificado es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial si se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la experiencia. Es un tipo de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer que se ha cumplido con lo afirmado en el documento. Si llega haber alguna irregularidad o falsedad en lo declarado, puede ser penado por la ley.

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CONSTANCIA

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La constancia es un registro escrito que se toma a los trabajadores y también a los empleadores que consideran afectados sus derechos por incumplimiento a la normativa laboral, sin que ello se traduzca en una visita de fiscalización o reclamo.

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A continuación podemos ver ejemplos de cartas memorandos circulares y constancias 

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CARTA

MEMORANDO

CIRCULAR

CONSTANCIAS  

CERTIFICADO 

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A continuación podemos encontrar el esquema de todos los documentos mencionados anteriormente

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esquemas

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